Digitalitzar una administració de finques o una gestora de lloguer no consisteix a comprar una eina, sinó a decidir quins processos passen a funcionar d’una altra manera i en quin ordre. Aquesta guia recull el recorregut que segueixen les empreses que ho fan amb èxit, pensat per avançar sense interrompre l’activitat.
1. Partir del que ja funciona
El ERP és la base de dades de l’empresa: finques, propietaris, contractes, rebuts, comptabilitat. Qualsevol projecte de digitalització hauria de construir-se sobre ell i no al seu costat. Duplicar dades en sistemes que no es parlen genera treball addicional i errors. La primera pregunta, per tant, és com es connecta la nova capa operativa amb el ERP existent i en quin sentit viatja la informació.
2. Triar el primer flux
Convé començar pel procés amb més volum i més visibilitat per al client. A la majoria de despatxos són les incidències; en una gestora de lloguer, sovint, el cicle d’entrada i sortida d’inquilins. Portar-lo a un canal únic, amb estats clars i avisos automàtics, produeix resultats visibles en poques setmanes i genera confiança en l’equip per als passos següents.
3. Obrir el canal al client
Un cop ordenat el flux intern, té sentit obrir-lo a inquilins i propietaris mitjançant una app amb la marca de l’empresa. És el moment en què el client percep el canvi. També és quan baixen de manera notable les trucades de consulta.
4. Ordenar el cicle del contracte
El bloc següent sol ser el cicle de vida del lloguer: renúncies, renovacions, actualitzacions de renda i, en paral·lel, el control de cobraments. Són processos amb terminis legals i econòmics clars, on anticipar marca la diferència.
5. Donar visibilitat a la direcció
Amb l’operativa registrada arriben els quadres de comandament: incidències per finca i per industrial, renovacions, activitat per gestor. Aquí la digitalització comença a retornar informació per decidir, a més d’eficiència.
6. Connectar el negoci
Per últim, l’empresa pot aprofitar tot l’anterior per créixer: registrar les oportunitats que sorgeixen a la pròpia cartera, com ara vendes, lloguers, noves comunitats o assegurances, i seguir-les fins al tancament.
Les persones, durant tot el procés
Cap pas funciona sense l’equip. Implicar els gestors des del principi, formar per perfils i mesurar amb ells els resultats és el que converteix una eina en una manera de treballar. Les empreses que millor ho fan nomenen una persona de referència interna i revisen els avenços cada poques setmanes.
La versió descarregable d’aquesta guia inclou una plantilla per prioritzar processos segons volum, impacte en el client i esforç d’implantació. [Enllaç a la descàrrega]